Økonomihuset Bergen AS behandler personopplysninger som arbeidsgiver, som leverandør av tjenester, i markedsføringsøyemed og i forbindelse med besøk på vår hjemmeside, www.okonomihuset.no.

Personvern er viktig i Økonomihusets leveranser og vi er opptatt av å verne om personopplysningenes integritet, tilgjengelighet og konfidensialitet.

Denne personvernerklæringen gir utfyllende opplysninger om hvilke personopplysninger som samles inn, hvordan opplysningene samles inn og hvilke rettigheter du har dersom personopplysninger om deg er registrert hos oss. Daglig leder i Økonomihuset er hovedansvarlig for behandlingen av personopplysningene som utføres av Økonomihuset.

Hvilke behandlinger av personopplysninger foretas av Økonomihuset?

Kunde- og leverandøropplysninger

Økonomihuset behandler personopplysninger om kunder og leverandører i tillegg til eventuell tredjeperson som er nødvendig for gjennomføring av kontraktsforpliktelser.

Det rettslige grunnlaget for slik behandling er personopplysningsloven § 8, første ledd og § 8 a), b) eller f) samt § 9 a), b) og f).

Blant opplysningene som behandles er kontaktinformasjon til kontaktpersoner hos kunder og leverandører.

Markedsføring

Økonomihuset behandler personopplysninger i markedsføringsøyemed, men disse opplysningene vil ikke bli utlevert til andre virksomheter.

Nyhetsbrev

Kunder av Økonomihuset mottar jevnlig e-post med nyhetsbrev og annen relevant informasjon. For å kunne sende nyhetsbrevene til riktig person er det nødvendig å registrere ditt navn og din e-postadresse. Disse opplysningene vil ikke bli videreformidlet til andre.

Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er samtykke. Du kan når som helst trekke ditt samtykke for oppbevaring av dine kontaktopplysninger. Økonomihuset vil da slette din kontaktinformasjon fra adresselisten til det aktuelle nyhetsbrevet.

Informasjonskapsler (cookies)

På Økonomihusets nettsider www.okonomihuset.no logger vi informasjon om alle besøkende ved hjelp av Google Analytics. Informasjonen som logges er ikke knyttet opp mot den besøkende og kan ikke spores tilbake til deg som enkeltperson. Informasjonen samles inn for bedre å kunne forstå hvordan våre brukere benytter nettstedet, slik kan vi tilpasse sidene optimalt til deg som bruker.

Som de fleste andre nettsider, benytter vi en metode der informasjonen lagres i en informasjonskapsel på din PC. De fleste nettlesere er stilt inn til å godta informasjonskapsler fra nettsteder. Du kan slette lagrede informasjonskapsler ved å følge instruksjonene for sletting i din nettleser. Informasjon om dette finnes i hjelpefunksjonen i nettleseren din. Vær oppmerksom på at å begrense tilgangen til informasjonskapsler kan påvirke funksjonaliteten på nettstedet vårt.

Økonomihuset benytter analyseverktøyet Google Analytics for å studere trafikk, bruksmønstre og trender på nettsiden. Dataene som samles inn brukes for å optimalisere brukeropplevelsen og tilpasse innholdet på nettsiden. I henhold til Googles retningslinjer for bruk av Google Analytics samles det ikke inn personlig informasjon om brukerne.

Tjenesteområder

Rådgivningstjenester

Økonomihuset leverer rådgivningstjenester innen strategi og utvikling, kjøp og salg av virksomheter, aktivt styrearbeid og omstillingsprosesser. Oppdragene for våre kunder kan innebære behandling av personopplysninger på vegne av våre kunder, herunder blant annet personalia, opplysninger knyttet til arbeidsforholdet, økonomiske opplysninger, familieforhold (tilknytning til politisk eksponerte personer), helseopplysninger, samt opplysninger om mulige straffbare handlinger.

Økonomihuset vil i disse oppdragene være databehandler og inngår følgelig databehandleravtale med kunden som behandlingsansvarlig. Databehandleravtalen vil sette rammene for Økonomihusets behandling av personopplysninger. De konkrete sikkerhetstiltakene og slettefristen for behandlingen vil fremgå av hver enkelt databehandleravtale.

Regnskapstjenester

Økonomihuset forestår hele eller deler av regnskapsføringen for kunder, dette omfatter f.eks. lønnstjenester, fakturascanning, økonomisk rådgivning, skatteveiledning, årsoppgjør, skattemelding m.m. Typiske personopplysninger som behandles i den forbindelse er eksempelvis navn, fødselsnummer og lønnsopplysninger.

Økonomihuset vil i disse oppdragene være databehandler og inngår følgelig databehandleravtale med kunden som behandlingsansvarlig. Databehandleravtalen vil sette rammene for Økonomihusets behandling av personopplysninger. De konkrete sikkerhetstiltakene og slettefristen for behandlingen vil fremgå av hver enkelt databehandleravtale.

Kundekontroll og undersøkelser

Økonomihuset er pålagt å gjennomføre kundekontroll i medhold av hvitvaskingsloven §§ 5, 6 og 15, samt å gjennomføre nærmere undersøkelser dersom det foreligger en mistanke om at en transaksjon har tilknytning til utbytte av en straffbar handling, jf. hvitvaskingsloven § 17.

Blant opplysningene som Økonomihuset er pålagt å behandle i denne forbindelse er navn/foretaksnavn, fødselsnummer/organisasjonsnummer, fast adresse, familieforhold (tilknytning til politisk eksponerte personer), og opplysninger knyttet til eventuell mistanke om straffbare forhold.

Behandling av personopplysninger knyttet til kundekontroll og en eventuell undersøkelsesplikt kan innebære behandling av sensitive personopplysninger, blant annet knyttet til straffbare forhold.

Etter hvitvaskingsloven § 22 er Økonomihuset pålagt å oppbevare dokumenter benyttet i forbindelse med kundekontroll i minst fem år etter at kundeforholdet er avsluttet eller transaksjonen er gjennomført, med mindre lengre frister følger av annen lov eller forskrift.

Dokumenter og opplysninger knyttet til kundekontroll og eventuelle undersøkelser etter hvitvaskingsloven § 17 oppbevares beskyttet mot uautorisert tilgang fra uvedkommende og slettes innen ett år etter at oppbevaringsplikten opphører.

Under visse omstendigheter er Økonomihuset også pålagt å utlevere opplysninger til Økokrim, eksempelvis dersom det foreligger mistanke om at en transaksjon har tilknytning til utbytte av en straffbar handling.

Personaladministrasjon

Økonomihuset behandler personopplysninger som ledd i personaladministrasjon. Personopplysningene som behandles i denne forbindelse er blant annet personalia, lønnsopplysninger, evalueringer, opplysninger om pårørende, og utdannelse/stillingsnivå.

Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er personopplysningsloven § 8 bokstav f.

Personopplysninger tilknyttet personaladministrasjon blir oppbevart så lenge vedkommende er ansatt hos Økonomihuset. Personopplysninger om søkere til stillinger blir slettet ett år etter at vedkommende søkte på stilling hos Økonomihuset, med mindre vedkommende blir ansatt.

Økonomihusets ansatte kan via nettsidene logge inn på låste sider. Her ligger det informasjon om den ansattes epostadresse knyttet opp mot fullt navn på den ansatte. Denne informasjonen deles ikke med tredjepart og benyttes kun til å gi tilgang til låste deler av nettstedet.

Dine rettigheter

Økonomihusets behandling av personopplysninger er regulert av personopplysningsloven med tilhørende forskrift. Dine rettigheter knyttet til vår behandling av personopplysninger fremgår blant annet av personopplysningsloven kapittel III og IV. Nedenfor presenteres noen av de mest sentrale rettighetene:

Rett til innsyn

Enhver som ber om det har krav på å få vite hva slags behandling av personopplysninger Økonomihuset foretar, samt grunnleggende informasjon om disse behandlingene. Slik informasjon er gitt i denne personvernerklæringen.

Dersom du er registrert i Økonomihusets systemer har du krav på å få vite hvilke opplysninger om deg som er registrert og hvilke sikkerhetstiltak som foreligger ved behandlingen så langt slikt innsyn ikke svekker sikkerheten.

Du kan kreve at den behandlingsansvarlige utdyper informasjonen som nevnt ovenfor i den grad dette er nødvendig for at du skal kunne ivareta egne interesser.

Retting og sletting av mangelfulle personopplysninger

Dersom Økonomihuset behandler personopplysninger om deg som er uriktige, ufullstendige eller som det ikke er adgang til å behandle, kan du kreve at Økonomihuset skal rette eller slette de mangelfulle opplysningene. Økonomihuset skal om mulig sørge for at feilen ikke får betydning for deg, f.eks. ved å varsle mottakere av utleverte opplysninger.

Sletting bør suppleres med registrering av korrekte og fullstendige opplysninger. Dersom dette ikke er mulig, og dokumentet som inneholdt de slettede opplysningene av den grunn gir et åpenbart misvisende bilde, skal hele dokumentet slettes.

Økonomihuset skal svare på henvendelser om innsyn eller andre rettigheter etter personopplysningsloven § 18, § 22, § 25, § 26, § 27 og § 28 uten ugrunnet opphold og senest innen 30 dager fra den dagen henvendelsen kom inn, med mindre særlige forhold gjør det umulig å svare på henvendelsen innen denne fristen. Økonomihuset skal i så fall gi et foreløpig svar med opplysninger om grunnen til forsinkelsen og sannsynlig tidspunkt for når svar kan gis.

Kontaktinformasjon

Henvendelser kan rettes til: post@okonomihuset.no.

Eller til: Økonomihuset Bergen AS, Conrad Mohrs veg 11, 5068 Bergen